Wir meeten uns zu Tode…
Wie Sie mit Coaching Ihre Besprechungen auf Vordermann bringen
Sagen Sie jetzt bitte nicht, dass Ihre Meetings immer kurz, klar, knapp sind, dass alle Beteiligten (sind ohnehin immer dieselben) genau wissen was sie jetzt weiterhin zu tun haben und dass niemand auch nur im entferntesten auf die Idee kommt, man hätte eine Menge Zeit und Langeweile sparen können, und dass genau das zur Sprache gekommen ist, was Sache war. In diesem Fall sollten Sie weiter blättern.
Vielleicht gehören Sie aber auch zu jenen Menschen, die sich des öfteren (zum Beispiel während eines Meetings) ausrechnen, was es kostet, wenn so und so viele Personen beisammen sitzen und beharrlich aneinander vorbei reden oder die heimlich Bullshit-Bingo spielen oder sich fest vornehmen, das nächste Mal einen wichtigen außer-Haus-Termin zu haben, ehe Sie sich wieder zwei Stunden für Nichts und wieder Nichts in ein Meeting ….usw.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den Ablauf von Meetings so zu beeinflussen, dass das Ausmaß an Frust und Ärger über mangelnde Ergebnisse so gering wie möglich ausfällt. Nachstehend eine kleine Auswahl:
- Sie bleiben dem Meeting fern
- Sie buchen das x-te Seminar „Meetings effizient gestalten“
- Sie sprechen ein ernstes Wort mit den TeilnehmerInnen (sind ohnehin immer dieselben)
- Sie setzen mit der Veränderung direkt in Ihrem eigenen System an
Die erste Möglichkeit ist kurzfristig gesehen vermutlich gar nicht so schlecht. Sie können in der Zeit, die Sie sonst im Meeting verbringen, Arbeiten erledigen, e-mails beantworten, Telefongespräche führen oder Kaffee trinken. Sie bekommen ja ohnehin ein Protokoll mit den wichtigsten Ergebnissen. Sie haben allerdings nicht die Möglichkeit, selbst gestalterisch einzugreifen, Sie können nichts einbringen oder sich profilieren. Ihre Ideen und Beiträge bleiben auf der Strecke.
Wenn Sie sich für ein Seminar entscheiden, können Sie davon ausgehen, dass Sie dort die eine oder andere Methode lernen, die Sie noch nicht kennen. Außerdem können Sie sich mit anderen ManagerInnen austauschen, von denen Sie erfahren, wie ineffizient in anderen Firmen Meetings abgehalten werden. Zumeist sind solche Seminare auch recht kurzweilig Sie kommen dann nach drei Tagen aufmunitioniert zurück und werden mit mehr oder weniger Erfolg die neuen Erkenntnisse und Methoden an Ihre KollegInnen und MitarbeiterInnen weitergeben. Der Erfolg wird davon abhängen, wie jede/r der Beteiligten Ihre Ausführungen für sich interpretiert – jeder Mensch hat seine eigene Wirklichkeit.
Sollten Sie der Meinung sein, Sie möchten nicht soviel Zeit investieren, um zu lernen, wie man Meetings effizient gestaltet, sondern vielmehr die an den Meetings beteiligten Personen sollen gefälligst etwas mehr Struktur und Nachhaltigkeit in Ihre Besprechungen bringen, dann werden Sie sich vielleicht für die dritte Möglichkeit entscheiden: Sie sprechen ein ernstes Wort mit den Beteiligten und fordern eine effiziente Meeting-Kultur ein. Sie werden Zustimmung ernten oder verständnislose Blicke oder Diskussionen. In jedem Fall verlängert sich das Meeting um die Zeit des ernsten Wortes und seiner Folgen. Wie es beim nächsten Mal abläuft, ist nicht genau vorhersehbar.
Sie sind zu dem Entschluss gekommen, dass nur Sie und die anderen TeilnhmerInnen in einem gemeinsamen Zugang nachhaltig etwas an der Situation ändern können. Nun wissen Sie bereits, dass Coaching eine Möglichkeit ist, mit der man die für sich oder eine Gruppe genau passenden Lösungen finden kann. „Meet & Coach“ ist ein Weg, der es ermöglicht, einer Gruppe jene Techniken zur Verfügung zu stellen, die sie braucht, um in Zukunft frustrierende Besprechungserlebnisse auf ein Minimum zu reduzieren.
Sie brauchen: ein Besprechungsthema (die Agenda eines Routine-Meetings genügt), das Besprechungsteam (sind ohnehin immer dieselben), zwei Coaches und einen Tag Zeit.
Sie halten ein Meeting ab – Business as usual, der Unterschied besteht darin, dass die Coaches anwesend sind und das Besprechungsteam beobachten. Anschließend bekommen Sie seitens der Coaches eine Analyse des Ablaufs unter besonderer Berücksichtigung der „Knackpunkte“.
Und nun zeigen Ihnen die Coaches, welche Methoden Ihnen am besten helfen können, Ihre ganz spezifischen Besprechungsklippen erfolgreich zu umschiffen. Diese Methoden – in der Regel sind es etwa drei – erlernt das Team in einem halben Tag. Anschließend hält die Gruppe das Meeting nochmals ab und wendet die erlernten Methoden an. Der Erfolg lässt sich unmittelbar feststellen.
Wie immer beim Coaching ist auch hier die Lösungsstrategie ausschließlich auf die handelnden Personen zugeschnitten: anderes Team – andere Lösung. Je nachdem, wie die spezifischen Verhaltensweisen einer Gruppe in Besprechungen sind, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, erfolgreich zu agieren. Bei der einen Gruppe wird es vielleicht der Umstieg von der Problemsprache zur Lösungssprache sein, bei einer anderen ist mit dem Präzisieren von Begriffen ein entscheidender Schritt getan.
Der Zeitaufwand ist gering, der Effekt überraschend – kurz gesagt: eben Coaching.
„Meet & Coach“
Besprechungen für Teams
Info: KopfSchritte (Logo)
